Moderner Handel in einer eCommerce-Welt, zunehmende Wertschöpfung durch Digitalisierung, steigender Druck von Marktseite, auch hinsichtlich "time to market", all dies sind Entwicklungen, die Unternehmen unter enormen Erfolgsdruck setzen.

Gleichzeitig kann ein Kunde seinen Lieferanten heutzutage häufig einfach und schnell austauschen. Der Wettbewerber ist mitunter nur einen Mausclick entfernt.

Wichtig ist daher, dem Kunden seine Wünsche "von den Lippen abzulesen", ihn mit qualitativ hochwertigen Informationen in seinem Entscheidungsprozess zu begleiten (z.B. User Journey, User Experience, UX), ihn mit aussagekräftigen Produktdaten zu leiten (i.e. nicht zu viel, nicht zu wenig, passgenau, verlässlich), und selbiges auf die naturgemäßen Gegebenheiten unterschiedlicher Kanäle abzustimmen (z.B. Online, Offline vor Ort, Print)

Hier kommt PIM (Product Information Management) ins Spiel. Quasi hinter den Kulissen sorgt PIM als zentrale, geschäftskritische und in vielen Branchen nahezu unabdingbare Informationsquelle für Produktdaten dafür, damit all dies nicht nur leere Worthülsen sind, sondern nachhaltige Elemente einer best-in-class Kundenbindung werden.

Die Kraft von PIM & Co
PIM Expertise
PIM best Practices
Kleiner Exkurs: Symptome bei keinem oder minderwertigem PIM

Die Kraft von PIM & Co

Aufgrund dieses "Agierens hinter den Kulissen" wird die schier unglaubliche Kraft von Daten, die durch Stammdatenumgebungen wie PIM entfaltet werden können, häufig erst bei genauerem Hinsehen transparent.

Um es vorweg zu nehmen, PIM & Co ist kein Selbstläufer (näheres dazu siehe untenstehend), und - schlecht gemacht - ist die Gefahr von Scheitern sowie das Risiko viel "Geld zu verbrennen" extrem groß.

Hier aber zunächst die Darstellung wesentlicher Leistungsmerkmale:

• Zentraler Aufbewahrungsort (Repository) mit der zentralen Datenwahrheit (i.e. single Source of Truth)
• Daten, die glaubhaft, zuverlässig, wahr, konsistent, robust, strukturiert, semantisch korrekt, kundenrelevant, akkurat, vereinheitlicht / harmonisiert, qualitätsgesichert und aktuell sind.
• Daten, die am Geschäftszweck ausgerichtet sind, um Kunden ein ganzheitliches Einkaufserlebnis zu bieten und produktbezogene Entscheidungswege zu unterstützen - über das gesamte angebotene Produktspektrum hinweg.
• Internationale Märkte, Mehrsprachigkeit und Lokalisierung.
• Für ein Handelsunternehmen, Umgang mit der Datenflut unterschiedlicher Lieferanten, häufig in verschiedensten Formaten, Strukturen und Datenqualitäten.
• Umsorgen und verwalten der Daten mit Richtlinien, Guidelines, Beachtung gesetzlicher Vorschriften, Verantwortlichkeiten (RACI)
• Starke und gut organisierte Klassifikationsschemata (Taxonomie) und Produkthierarchien. Typischerweise kommen mehrere parallele / synchronisierte Hierarchien zum Einsatz (z. B. für Customer Journey, Reporting), und getrennt von der PIM-internen Hierarchie (eindeutig, Attributierung)
• Spitzenleistungen auch bei breiten Produktsortimenten mit Millionen von Produkten und/oder Produktvarianten.
• Adäquater Umgang mit der Tatsache, dass Produktinformationen im Zeitablauf de facto einer dynamischen Veränderung unterliegen.
• Bewegen und individualisieren von Produktinformationen in unterschiedliche IT-Systeme und Marketing-Kanäle hinein (Downstream Export, Multi-Channel, Omni-Channel, Web, Print, eCommerce, eProcurement, Syndication, kanalspezifische Variationen, u.ä.)
• Operative Exzellenz durch Verknüpfung mit vielfältigem digitalem Marketing-Content (z.B. hochauflösende Bilder, Zooms, Produktvideos, Bedienungsanleitungen, verschiedene Sprachen darin, etc)
• Agilität, um auf bekannte wie künftige Marketing- und Geschäftsanforderungen schnell reagieren zu können.

Abschließend sei noch kurz darauf eingegangen, was bei "PIM & Co" unter dem "Co" zu verstehen ist. PIM Product Information Management deckt - gut gemacht - zweifelsohne das Herzstück zur Erreichung der vorstehend beschriebenen Leistungsmerkmale und letztendlich damit digitalem Wachstum wunderbar ab. Je nach Branche, Wettbewerbssituation und bestehender IT-Infrastruktur kann aber auch eine Feinjustierung im Zusammenspiel mit stark anverwandten Systemen zum Einsatz kommen. Dies können typischerweise sein: PLM (Product Lifecycle Management), MDM (Master Data Management) und/oder DAM/MAM (Digital/Media Asset Management).

PIM Expertise

Die Einführung von PIM im Unternehmen sollte nicht nur mit der Einführung eines Softwareprogramms (Tools) verwechselt oder gleichgesetzt werden. Ein solches PIM-Vorhaben ist nahezu immer auch "digitale Transformation", und schließt neben der Einführung und IT-technischen Einbettung einer PIM-Datenbank auch die Anpassung von Geschäftsprozessen, intensive Zusammenarbeit unterschiedlichster Teams und Disziplinen, Transparenz in fachlichen Anforderungen nebst ihren Kosten/Nutzenbetrachtungen, Migration von (Alt)daten in höhere Qualitätslevel, Schulungen, und nicht zuletzt auch intensives Change Management (mind change) mit ein.

Daraus ergeben sich naturgemäß recht umfangreiche Anforderungen an die Expertise eines Projektleiters für ein PIM-Einführungsprojekt bzw an die Kompetenzanforderungen eines PIM Product-Owner's:

• Tiefe Kenntnisse der Informationsmodellierung auf der Business-Ebene, Stufen der Normalisierung, Normierungen und Standardisierungen, logische Datenmodellierung auf der Entity-Relationship-Ebene (ERM / ERD), usw. Idealerweise auch Verständnis und Erfahrung mit Datenmodellierung auf Ebene des technischen Datenmodells, welches zusätzlich Performance-Aspekte, Steuerung bewusster Datenredundanzen, etc berücksichtigt.
• Know-how in Geschäftsprozessmodellierung und Geschäftsprozessdesign (BPM Business Process Modeling), z.B. mittels BPMN oder ARIS Ereignis-Prozess-Ketten (EPK)
• Analytische Kompetenzen und zugehörige Methodenkenntnisse (z.B. SWOT, C&E cause & effect matrix, RACI, ITSM / ITIL)
• Eigene und sehr detaillierte Praxiserfahrungen im operativen Stammdatenmanagement (i.e. das eigene Gefühl dafür zu haben, was es heißt einen "Flohzirkus" bändigen zu müssen. Gehen Sie davon aus, dass ein solcher "Flohzirkus" zunächst erstmal naturgegeben ist, und kein Ereignis, wo jemand etwas falsch gemacht hat)
• Authentizität, d.h. beispielsweise in der Lage sein jeden Schritt selbst ausführen zu können, den man von anderen im fertigen ausgerollten PIM erwartet (z.B. von einem Datenpfleger / Data Steward)
• Kenntnisse gängiger Standardisierungen zum Stammdatenaustausch / Syndication (z.B. GS1, 1WorldSync, BMEcat XML, eCl@ss, ETIM, UNECE, GDSN, EDI EANCOM PRICAT, etc)
• Kenntnisse gängiger PIM, MAM/DAM, MDM Tools (z.B. SAP Hybris, Informatica 360 / Heiler, Novomind iPIM, JCat, Contentserv, Riversand, Akeneo, Censhare, Celum, SAP MM, etc)
• Umfangreiche Projektleitungs- und Projektmanagement-Erfahrung, aufgrund der besonderen PIM-Situation eigentlich sowohl agil (z.B. Scrum), als auch klassisch (Wasserfall).
• Und last but not least: very strong interpersonal Skills.

Knut Höngesberg bedient solche Themen aufgrund seiner langjährigen PIM-Praxiserfahrung (hier mehr dazu) sehr vollumfänglich:

• Mehr als 15 Jahre PIM-Erfahrung in Führungsrollen (i.e. Projektleitungen und disziplinarisch)
• Endkundenumfeld (B2C) sowie Business-to-Business Handel und Industrie (B2B), inklusiv ihrer jeweiligen Besonderheiten. Early Adopter im B2C, i.e. bereits früh nach erstmaligem Aufkommen von PIM-Systemen.
• Erfolgreicher Aufbau mehrerer sehr anspruchsvoller, großer und herausfordernder PIM-Umgebungen. Ferner intensiver Einblick in einige Negativ-Beispiele (i.e. how not to do it)   (P.S.: die Negativ-Beispiele sind nicht unter der Leitung von Knut Höngesberg entstanden)
• Projektmanagement mit Fokus auf Zeit, Budget und Qualität / Anforderungen - sowohl nach agilen Methoden wie auch konventionell.
• Internationalität, vorrangig Europa / EMEA und USA.
• Gutes Netzwerk in der PIM-Industrie sowie zu Dienstleistern im Kontext digitaler Assets in Deutschland, Europa, USA, Indien, Lettland, near-Shore und off-Shore.
• Vorrangig kooperativer Führungsstil. Wertschätzende Zusammenarbeit mit Team-Spirit, Team-Motivation und Team-Coaching.
• Schätzt die Herstellung hoch-wettbewerbsfähiger, kundenfokussierter, digitaler Geschäftserfolge, basierend auf einem Teamwork "play to win".

PIM best Practices

Wenn Sie es (zunächst) selber versuchen wollten, ohne den Einsatz eines Experten wie mich, hier zumindest einige Hinweise für Sie, auf was Sie achten sollten:

• Intensives Einbinden aller betroffener oder involvierter Personen (technischer und nicht-technischer User), Entscheider und Stakeholder auf allen relevanten Organisationsebenen. Es klingt selbstverständlich, aber leben Sie es. PIM & Co ist harte Arbeit mit Menschen und an Prozessen.
• Koordination und Planung rund um das Thema der Daten-Governance ist äußerst wichtig.
• PIM wirkt wie Millionen von "Kleinigkeiten". Abstrahieren Sie Komplexität, arbeiten Sie (auch) konsequent am "big picture". Denken Sie nicht nur in Projekten, sondern in Programmen. Ich empfehle Ihnen das Thema basierend auf einem Programm dann trotzdem agil anzugehen, in zahlreichen Teilschritten (Wellen), also vielen einzelnen Puzzle-Teilen die später wunderbar ineinander greifen, und insbesondere auch mit jeweils eigenen und fachlich gut greifbaren Erfolgs-Meilensteinen.
• Bauen Sie ein logisches (i.e. fachliches) Datenmodell auf (z.B. mit Darstellung von Produkt-Varianten-Beziehungen, Elementen konfigurierbarer Produkte, u.ä.), normalisieren Sie es, und zeichnen Sie es idealerweise auch. Hier kann man z.B. Methoden der Informationsmodellierung oder Entity-Relationship-Darstellungen (ERD) nutzen. Es mag im Ersteindruck etwas IT-technisch aussehen, aber es ist überaus hilfreich, wenn auch Nicht-Techniker lernen ihre Produkt-Datenstrukturen darin zu erkennen. Das geht nach meiner Meinung sehr gut, man muss es "nur" anleiten und heranführen.
• Wiederstehen Sie der reinen Tool-Gläubigkeit. Die PIM Tools können technisch vielfach alles, aber wenn Sie alles offen lassen, oder alles nutzen was technisch geht, entstehen Ihre einheitlichen Strukturen nicht, an denen Ihr Kunde Ihr Unternehmen erkennt, und Sie Ihr Produktspektrum für Ihre Kunden und Interessenten vergleichbar sowie filterbar bekommen. Es entstehen auch keine oder deutlich schlechtere Kundenerlebnisse (customer journeys), die Sie marketingtechnisch sauber gesteuert bekommen. Nach meinem Wissensstand gibt es dazu übrigens keine nennenswerten branchenspezifischen Vorab-Konfigurationen (preconfigured), wie es beispielsweise bei SAP ERP der Fall ist. Es geht also ein kleines stückweit auch darum, sich in PIM selbst Grenzen zu setzen - ist schon klar, machen Menschen nicht gerne, ist aber überaus hilfreich für das "große Ganze".
• Robuste Definition von Attributen, Wertelisten, sowie deren Vererbungsmechanismen (medienneutral).
• Achten Sie bei Maßeinheiten auf ein gut durchdachtes Konzept für die Einheiten (i.e. UOM unit of measures)
• Aufsetzen von Metriken und Kennzahlen zur Erfolgsmessung, insbesondere auch zur Messung von fachlichem Erfolg. Es wird nicht der Punkt kommen, wo Sie denken, jetzt haben Sie ausreichend Datenqualität, oder jetzt sei das Thema "fertig". Stammdaten wie PIM sind immer ein Dauerlauf. Ohne Key Performance Indikatoren (KPI) mit Standortbestimmung, Priorisierungen und Zielbestimmungen wird es nach meiner Meinung schwer den Dauerlauf durchzuhalten. Gleichzeitig haben Sie eine fundierte Basis um interne oder externe Service-Level-Agreements (SLA) aufzusetzen.
• Starker Fokus auf fachliche Anforderungen sowie Business-Cases, mit Funktionen, Geschäftsprozessen und Daten, die Umsatz bzw geschäftlichen Erfolg treiben. Dabei "end-to-end" und "downstream" zum Kunden die gesamte Geschäftsprozess-Kette im Blick behalten. Ferner gibt es dabei im PIM normalerweise auch immer die Möglichkeit Geschäftsprozesse geschickt und qualitativ hochwertig zu teilautomatisieren. Typischerweise sind das sehr monotone Tätigkeiten, an deren manueller Bearbeitung ohnehin niemand wirklich viel Spass hat. Nehmen Sie die "niedrig hängenden Früchte" am Wegesrand mit, es lohnt sich.
• Entwickeln, etablieren und schulen verantwortlicher Organisationsstrukturen, z.B. die Ownership für PIM-bezogene Geschäftsprozesse, das PIM Datenmodell (Informationsmodell), die PIM Attributierung, die Datenpflege-Hoheit (operational Stewardship), u.ä.
• Bauen Sie starke und fachlich sehr sauber designte Produkthierarchien auf (Taxonomie). Definieren und berücksichtigen Sie die jeweiligen Anwendungszwecke (Beispiel: in der PIM-internen Hierarchie zur Steuerung der Attributierung ist Eindeutigkeit extrem wichtig, in der Hierarchie für die Customer Journey in einem Shop ist typischerweise genau das Gegenteil wünschenswert) Achten Sie insbesondere auch bei mehreren parallelen Produkthierarchien darauf, dass das vom Aufwand her pflegbar bleibt, insbesondere in der Artikel/Produkt-Zuordnung. Ich persönlich bin hier auch eher ein Freund von (Teil)-Mappings und Vererbungen zwischen unterschiedlichen Produkthierarchien, mit denen sich dabei trotz aller Flexibilität gigantische Effizienzsteigerungen erzielen lassen.
• Saubere Planung von Datenmigrationen aus Altdatenbeständen inklusiv vorheriger Ist-Analyse (Ist-Datenhoheiten zu Produktdaten können z.B. sehr heterogen und verstreut in diversen Excel Tabellen liegen). Überlegen Sie sich Datenmigrationsszenarien, entweder als "big bang" (was natürlich bequem, aber vielfach unrealistisch in der operativen Umsetzung ist), oder auch z.B. "iterativ mit Datenqualitäts-Türen". Ich empfehle übrigens Datenmigrations-Konzeptionen bereits in recht frühen Konzeptionsphasen parallel mit anzugehen. Es ist unglaublich positiv, wieviel man aus seinen existierenden Daten und deren (versuchter) Migration lernen kann, z.B. für die Strukturen Ihres neuen Informationsmodells.
• Denken Sie an die Zukunft, sie kommt bestimmt. Vermeiden Sie "Daten-Sackgassen", aus denen Sie sich künftig wieder mühsam rückwärts rausarbeiten müssen. Häufig ist solche Flexibilität in PIM (bzw Stammdaten allgemein) mit einem Fingerschnipp mehr an Aufwand erkauft. Mitunter ist es auch nur das eigene Gedankengut was einem im Weg steht, oder die Gefahr sich nur im "klein-klein" zu verlieren. Bleiben Sie methodisch sauber, "do it right the first time", und weiterer Ausbau wie Zukunft eröffnet sich Ihnen fast automatisch.
• Nutzen Sie, wo immer möglich, fleißig Standards im Datenaustausch (z.B. GS1, BMEcat XML, eCl@ss, ETIM). Diese helfen allen Partnern massiv, auch Ihnen. Sowohl - falls Sie Händler sind - auf der Daten-Input-Seite (z.B. Content-Übernahme von Ihren Lieferanten oder Service-Providern), als auch auf der Daten-Output-Seite in Richtung Ihrer Kunden, Marktplätze, u.ä. Das Themenfeld der Nutzung von Standards ist nach meiner Meinung kein Bereich, wo Sie sich mit unternehmensspezifischen Individuallösungen profilieren sollten, so lange der Standard das hergibt. Ganz im Gegenteil, helfen Sie Ihren Partnern, und es ist ein win-win für alle. Für die Abgrenzung zu Ihrem Wettbewerb, wer digital letztendlich erfolgreicher am Markt besteht, gibt es viel geeignetere und preiswertere Stellschrauben.
• Wenn Sie Händler sind, überlegen Sie, ob Sie basierend auf aussagekräftigen KPI's für die Daten-Input-Seite hin zu Ihren Lieferanten nicht ein Bonus/Malus-System fahren können und wollen (Marktmacht / Win-Win-Gedanke)
• Wenn Sie international tätig sind und mehrere Sprachen bedienen, ist typischerweise die Einbettung eines Übersetzungsmanagement, Translation Memory (TMS), und/oder eines Übersetzungs-Dienstleisters sinnvoll.
• Bedienen Sie sich nach Möglichkeit der Standardprozesse und Standardfunktionen "out-of-the-box". Die Tools zu PIM, MDM, MAM/DAM & Co. bringen hier häufig viel mit. Und wie immer bei Standardsoftware, je näher Sie am Standard bleiben, desto einfacher und preiswerter ist die Migration auf neue Versionen der Standard-Tools.
• Und abschließend: unterschätzen Sie die Bedeutung der best Practices nicht, sie sind vielfach spielentscheidend.

Kleiner Exkurs: Symptome bei
keinem oder minderwertigem PIM

Nachfolgend eine Auflistung typischer Symptome, die - häufig auch in Kombination - auftreten können, wenn Ihre PIM-Umgebung fehlt oder nicht professionell genug aufgesetzt ist. Diese Problemdarstellungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, aber es sind typische Indikatoren:

• Kunden können in Ihrem Shop in Auswahlfeldern (Drop-Down-Listen) nicht richtig auswählen, filtern, und nicht erfolgreich zum gewünschten Produkt "surfen". Die Dateninhalte ihrer Attribute sehen aus wie "Kraut und Rüben".
• Daten zerstören sich "ominös wie von dritter Hand geleitet" selbst, Datenhoheiten für Attribute und/oder Attributwerte sind uneinheitlich und konkurrierend. Mitunter wurden die Methodiken von Vererbungslogiken nicht verstanden oder falsch angewendet.
• Produkt-Hierarchien (Taxonomien) funktionieren nicht richtig, und es gibt widersprüchliche Nutzungen/Bedürfnisse von unterschiedlichen Abteilungen/Anforderern. Was ferner bei der PIM-internen Produkthierarchie (i.e. also jene, wo die Attributierung dran hängt) auch schnell passieren kann, ist, dass teilweise die Eindeutigkeit fehlt (i.e. die Zuordnung eines Artikels X wäre sowohl in einem Hierarchiebaum A wie in einem Hierarchiebaum B fachlich sinnvoll korrekt). Mag trivial klingen, ist aber gerne der Anfang vom Ende.
• Künstliche Datenredundanzen wurden geschaffen, die sich mit exponentieller Steigerung pflegetechnisch nicht mehr beherrschen lassen.
• Eingeleitete Datenqualitätsmaßnahmen greifen nicht oder unzureichend. Sie können Ihren aktuellen Daten-Stand nicht vernünftig beziffern (KPI), und jede eingeleitete Notmaßnahme der Datenpflege zerrinnt Ihnen wie "Sand zwischen den Fingern". Sie spüren keinerlei Nachhaltigkeit, erleben vielleicht sogar eine gefühlte Ohnmacht.
• Ähnliche Arten von Daten, die im Zeitablauf bloß zu unterschiedlichen oder früheren Zeitpunkten entstanden sind (Altdaten, Datenmigration), passen nicht zu aktuell entstehenden Daten gleicher Art, und wirken "wie aus einer anderen Welt".
• Datenbewegungen zwischen Ihren Systemen sind unzuverlässig. Es tauchen in unterschiedlichen Systemen teilweise veraltete Daten "plötzlich" wieder auf, fehlen teilweise, sind uneinheitlich oder widersprüchlich. Mitunter bewegen Sie sich auch auf rechtlich oder gesetzlich dünnem Eis, wenn z.B. sicherheitsrelevante Produktinformationen dem Kunden präsentiert werden. Dies alles führt zu Glaubwürdigkeitsverlusten in Daten, und mitunter zu der Situation, dass sich einzelne Abteilungen - notgedrungen - lokale Workarounds schaffen, die wiederum die fachliche Anfälligkeit und Unzuverlässigkeit des Gesamtsystems negativ beeinträchtigen. In der Gesamtperspektive wird also alles weiter verschlimmert (unter Umständen exponentiell).
• Sie können Ihre Daten nicht problemlos in unterschiedlichen Kanälen wiederverwenden (Einfaches Trivial-Beispiel: im eCommerce wollen Sie den Kunden nach Werten wie Breite und Länge sauber filtern lassen können. Im Print-Katalog müssen Sie hingegen Druckplatz sparen und wollen Breite und Länge nur kombiniert als "Abmessungen" ausgeben (z.B. 12x10cm) Wenn es sehr unglücklich läuft, werden Breite, Länge und Abmessungen dabei sogar separat verwaltet)
• Ihre Maße und Maßeinheiten passen nicht zusammen, sind nicht richtig filterbar oder nicht umrechenbar (z.B. von Millimeter auf Zentimeter), Sie haben inkonsistente Daten zwischen imperialen und metrischen Maßsystemen (z.B. inch und cm), oder aus Kundensicht "schräge" Daten wie einen Durchmesser von "50,0003 mm". Solche Einzeleffekte sind Indikatoren für methodische Probleme.
• Sie erleben Medienbrüche.
• Falls Sie internationale Märkte bedienen, und Übersetzungen von beschreibenden Texten in andere Sprachen sind - insbesondere bei nachträglichen Veränderungen - sprachübergreifend inkonsistent, nicht nachgezogen und/oder die Übersetzung verursacht laufend zu hohe Übersetzungskosten. Vermutlich fehlt auch ein Übersetzungsmanagement bzw Translation Memory (TMS)
• Die Liste Ihrer fachlichen Anforderungen rund um Produktinformationen von z.B. Marketing-Seite wird zunehmend länger, ohne dass Sie wichtige Anforderungen schnell genug umgesetzt bekommen. Ihren Business-Usern fehlt die Flexibilität.
• Kosten laufen aus dem Ruder / heftige Budget-Überschreitungen.

Sollte diese Aufstellung Sie erschrecken und/oder Sie Ihr Unternehmen da teilweise drin wiederfinden, lassen Sie sich bitte nicht entmutigen. Der gute Teil der Nachricht ist, dass das alles mit Logik, Engagement und ausgeprägtem Team-Work definitiv lösbar ist. Berücksichtigen Sie die obigen Praxisempfehlungen, und holen Sie sich ggf die richtige koordinierende Person ins Haus, und es ist schon viel gewonnen.

Ich wünsche Ihnen eine glückliche Hand, in Ihrem eigenen Haus eine Kunden-fokussierte Umgebung powered by PIM aufzubauen, Ihre Digitalstrategie zielorientiert und erfolgreich umsetzen zu können, sowie Ihre digitale Zukunft mit ausgeprägtem Wachstumspotenzial zu gestalten.

Falls Fragen offen geblieben sind, kontaktieren Sie mich sehr gerne. Sofern wettbewerbsrechtlich machbar, versuche ich Ihnen gerne zu helfen.

Das elektrische Licht kam nicht durch die kontinuierliche Verbesserung von Kerzen.
(Oren Harari)

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